KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem.

Ada beberapa definisi dari sistem menurut para ahli, yaitu:

1. Dalam kamus Besar bahasa Indonesia (1989) sudah dijelaskan bahwa Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
2. Mcleod (2004) mengatakan bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.
3. Buckley menjelaskan bahwa Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya.
4. H. Kerzner mengutarakan Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir.
5. Menurut Ludwig Von Bartalanfy, Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
6. Menurut Anatol Raporot, Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
7. Menurut L. Ackof, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

SYARAT-SYARAT SISTEM

Syarat-Syarat Sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai :

1. Komponen (components), Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas sistem (boundary), Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environments), Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
4. Penghubung (interface), Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
5. Masukan (input), Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran (output), Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah (process). Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal), Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

KLASIFIKASI SISTEM

Klasifikasi sistem adalah sebagai berikut:

1. Deterministik Sistem: Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program).
2. Probabilistik Sistem: Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).
3. Open Sistem: Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik
4. Closed Sistem: Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.
5. Relatively Closed Sistem: Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu .
6. Artificial Sistem: Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.
7. Natural Sistem: Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh : Sistem Perputaran Bumi
8. Manned Sistem: Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia.

PENDEKATAN SISTEM

Ada 2 kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sebuah sistem menurut Jogiyanto (1999), yaitu:

1. Pendekatan Prosedur. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut: Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya.
2. Pendekatan komponen/elemen/sub-sistem. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

SISTEM INFORMASI

Selanjutnya O’brian (2005) menjelaskan bahwa Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sedangkan Menurut Tejoyuwono (2006), sistem informasi merupakan suatu pengumpulan data yang terorganisasi beserta tata cara penggunaannya yang mencakup lebih jauh daripada sekedar penyajian. Setiap sistem informasi menyajikan tiga aspek pokok:

1. pengumpulan dan pemasukan data,
2. penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data
3. penerapan data, yang dalam hal sistem informasi termasuk penayangan (display) data.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Ada beberapa komponen sistem informasi, yaitu

1. komponen input. input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. komponen model. kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di tentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. komponen output. output informasi yang  berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. kompone teknologi. teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan memantu pengendalian sistem.
5. komponen basis data. merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database.
6. komponen kontrol. pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gagguan terhadap sistem informasi.

KARAKTER SISTEM INFORMASI

Karakter sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. sistem informsi memiliki komponen yang berupa subsistem yang merupakan elemen-elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output. Contoh input adalah salesman memasukan data penjualan bulan ini, maka disana terdapat manusia yang melakukan pekerjaan input dengan menggunakan hardware keyboard dan menggunakan interface sebuah aplikasi laporan penjualan yang sudah di sediakan oleh sistem informasi tersebut.
2. ruang lingkup sistem informasi yaitu rung lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang meupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.
3. tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah informasi dianggap berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup sistem informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini turut dipertimbangkan pada saat perencanaann sistem informasi.

JENIS SISTEM INFORMASI

Ada beberapa jenis sistem informasi, yaitu

1. Sistem Temu Kembali Informasi (Information Retrieval System – IRS). Sistem Temu Kembali Informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna Sistem Temu Kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda.
2. Sistem Manajemen Basis Data (Data Base Management System – DBMS). Sistem Manajemen Basis Data merupakan sistem yang didesain untuk memanipulasi dan mengurus basis data. Data yang tersimpan dalam basis data dinyatakan dalam bentuk unsur-unsur data yang spesifik dan tersimpan dalam tabel-tabel. Setiap satuan data, atau disebut record (cantuman) terdiri dari ruas-ruas (fields) yang berisi nilai yang menunjukkan karakteristik yang spesifik atau atribut yang mengidentifikasikan satuan data yang dimaksud. Proses yang berkaitan dengan manajemen basis data meliputi penyimpanan, temu kembali, updating atau deletion, proteksi dari kerusakan, dan kadang-kadang mencakup transmisi data. Output dapat mengandung record individual, sebagian record, tabel, atau bentuk susunan data yang lain dari basis data. Informasi yang ditemukan berisi cantuman-cantuman yang pasti sesuai dengan permintaan.
3. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System – MIS). Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang didesain untuk kebutuhan manajemen yaitu mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi. Oleh karena itu, jenis data dan fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.
4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System – DSS). Sistem Pendukung Keputusan menggambarkan operasi-operasi spesifik dalam satuan-satuan informasi yang homogen.
5. Sistem Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligent System – AI). Tabel berikut memberikan perbandingan antara Sistem Temu Kembali Informasi, Sistem Manajemen Basis Data dan Sistem Kecerdasan Buatan seperti yang dikemukakan oleh Frakes dan Baeza-Yates (1992).

	Objek Data	Fungsi	Ukuran Basis Data
IRS	Dokumen	Temu-kembali (probabilistik)	Kecil – besar
DBMS	Tabel	Temu-kembali (deterministik)	Kecil – besar
AI	Pernyataan logika	Inferensia	Kecil

Perbedaan pertama terletak pada data objek masing-masing sistem informasi. Dokumen, pada umumnya tekstual, sebagai objek data pada Sistem Temu Kembali Informasi biasanya tidak terstruktur seperti tabel yang menjadi objek data pada Sistem Manajemen Basis Data, sedangkan pernyataan logika yang menjadi objek data pada Sistem Kecerdasan Buatan merupakan struktur yang dibangun berdasarkan jaringan semantik.

Perbedaan lain terletak pada fungsi operasinya. Temu kembali pada Sistem Temu Kembali Informasi bersifat probabilistik, sedang temu kembali pada Sistem Manajemen Basis Data bersifat deterministik. Dalam pencarian informasi menggunakan Sistem Temu Kembali Informasi dengan pertanyaan (query) tertentu dapat ditemukan sejumlah dokumen. Akan tetapi tidak dapat dipastikan bahwa dokumen yang ditemukan relevan dengan informasi yang diinginkan oleh pengguna. Ada kemungkinan dokumen yang ditemukan tidak relevan dan/atau dokumen yang relevan justru tidak ditemukan. Sementara itu dalam pencarian informasi menggunakan Sistem Manajemen Basis Data, bila pertanyaan (query) sesuai dengan nilai atribut yang ada dalam basis data maka akan ditemukan record yang relevan, dan bila pertanyaan (query) tidak sesuai dengan nilai atribut yang ada dalam basis data maka tidak akan ditemukan record informasi apapun.

Ukuran basis data pada Sistem temu Kembali Informasi dan Sistem manajemen basis data dapat bervariasi dari basis data yang relatif kecil sampai dengan basis data yang sangat besar. Basis data dapat berisi jutaan cantuman dan memori penyimpanan dapat berukuran sampai dengan beberapa gigabyte. Oleh karena itu pemilihan struktur data dan algoritma merupakan permasalahan yang kritis dalam disain sistem yang memungkinkan temu kembali dengan basis data berukuran besar secara efektif dan efisien.

Referensi:

Dunia Perpustakaan. 2009. Pengantar Temu Kembali Informasi. staf.cs.ui.ac.id.

Kutublog. 2011. Pengertian Sistem dan Analisis Sistem. http://duniabaca.com/pengertian-sistem-dan-analisis-sistem.html

Konsep Dasar Sistem. http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi1.html.

Ndika Permana. 2012. Pengertian Sistem Informasi.  http://npermana.mhs.uksw.edu/2012/11/pengertian-sistem-informasi.html

Pengertian sistem dan analis system. http://media.diknas.go.id/media/document/1075.pdf