CARA ENTRI SURAT SIMARDI


simardi 4

Simardi yaitu suatu aplikasi kearsipan yang dapat dipergunakan bagi penyelenggaran kearsipan pemerintah dalam menangani perekaman data surat masuk dan surat keluar. Aplikasi ini dapat memformulasikan secara otomatis terhadap penentuan jadwal retensi arsip yang telah diformulasikan pada pemilihan klasifikasi suatu surat yang telah tersedia pada operasi pengentrian surat masuk dan keluar sehingga setiap record data surat akan dapat dijalankan melalui suatu proses pengelolaan arsip sejak masa aktif sampai dengan masa statis. Surat masuk Dalam menangani surat masuk terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu :

  1. Pengetikan asal surat

simardi 9

Klik tombol dari, nanti akan muncul kolom kelompok, kode dan nama instansi. Pada kolom kelompok sudah tersedia daftar yang bisa dipilih atau ketik kode atau nama instansi untuk mencari asal surat. Bila nama instansi tidak ada dalam daftar, bisa menambahkan sendiri dengan klik tambah baru.

simardi 10

2. Pengetikan data tanggal terima surat

simardi 5

Klik tombol tanggal maka hasilnya akan ditampilkan tanggal kalender, pilih tanggal dan bulan serta tahun yang dikehendaki kemudian klik tanggal yang dimaksud, maka elemen kolom entri akan berubah tanggal sesuai dengan tanggal yang diklik. Demikian pula dengan pengisian tanggal surat.

3. Tahap pengentrian data nomor urut surat

Ketik nomor sesuai dengan nomor urutan terakhir, nomor ini telah diatur secara otomatis komputer akan menolak nomor ganda pada tahun yang sama. Untuk proses pengentrian selanjutnya nomor ini akan menampilkan secara otomatis nomor selanjutnya dan tidak perlu mengetiknya pada kolom tersebut.

4. Tahap pengentrian data nomor surat

Ketiklah data nomor surat sesuai dengan nomor surat yang tertera pada surat yang diterima.Pengetikan nomor surat tidak ada ketentuan apapun yang membatasinya, jadi kita dapat mengetikkan bebas sesuai dengan nomor surat yang kita terima

5. Tahap pengisian data klasifikasi

simardi 8

jika surat yang dimaksud berasal dari perusahaan atau lembaga swasta maka biasanya pada penulisan nomor surat tidak mencantumkan klasifikasi seperti tata persuratan pemerintah. Meskipun begitu, pengentrian klasifikasi harus tetap diisikan sesuai dengan analisa pendeskripsian masalah yang tergambarkan pada surat tersebut. Cara pengentrian dapat dilakukan dengan nomor klasifikasi yang telah diarahkan pengendali surat kemudian tekan tombol TAB, agar komputer segera menampilkan isian masalah, jadwal retensi arsip secara otomatis.

6. Tahap pengisian nama berkas

simardi

Pengentrian nama berkas diberikan ketentuan pengisian yaitu jika pengisian nama berkas kalua bisa harus melalui tabel yang telah disediakan dengan menekan tombol tabel berkas. Ketentuan ini dimaksudkan supaya pengisian data berkas identik dengan data klasifikasi yang tersedia pada klasifikasi yang telah ditentukan. Bila berkas tidak ditemukan, bisa menambahkan sendiri dengan memilih tambah baru.

  1. Tahap pengisian indeks surat

Pengisian ini tidak ada ketentuan yang membatasi cara pengisian, pemberian indeks dapat secara spesifik membedakan dan menegaskan terhadap maksud surat tersebut, sehingga indeks surat ini dapat dihimpun dalam satu kelompoknya. Hal ini jika dibutuhkan laporan data surat berdasarkan indeks surat maka dapat menyajikan laporan yang akan mengelompok berdasarkan indeks surat, dan mempermudah dalam penelusuran data surat berdasarkan indeks surat.

  1. isi ringkas

Pengisian ini dimaksudkan untuk mengetahui garis besar isi Surat, tidak ada ketentuan yang membatasi pengisian. Pada kolom ini bisa diisi poin poin penting apa saja yang ada dalam surat.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s