WEEDING (PENYIANGAN) BAHAN PUSTAKA


WeedingCLC

Pengguna yang dilayani perpustakaan akan berubah kebutuhannya dari waktu kewaktu. Sebagai contoh perguruan tinggi mungkin berubah kurikulumnya, ataupun dengan adanya kemajuan-kemajuan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi, maka sebagian materi bahan pustaka menjadi usang (Yulia: 1998).

Menurut Lasa (2005) penyiangan (weeding) adalah upaya pengeluaran sejumlah koleksi dari perpustakaan karena dianggap tidak relevan lagi, terlalu banyak jumlah eksemplarnya, sudah ada edisi baru, atau koleksi itu termasuk terbitan yang dilarang. Koleksi ini dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lainnya, dihadiahkan, atau dihancurkan untuk pembuatan kertas lagi.

Penyiangan koleksi (weeding) adalah kegiatan pemindahan/penarikan/ pengeluaran bahan pustaka yang kurang atau sudah tidak dimanfaatkan oleh pengguna ke gudang/tempat penyimpanan (Nurjanah, 2010). Menurut Spiller (1999) dalam Winoto (2004), penyiangan diartikan sebagai kegiatan pemindahan koleksi dari satu tempat ke tempat lain, pencabutan koleksi dari jajarannya atau, penyimpanan suatu koleksi ke tempat yang tidak diperuntukkan bagi untuk umum.

Menurut Dictionary of Library and Information Science (dalam Sugana, 2011), weeding merupakan proses menentukan koleksi apa saja yang akan ditarik secara permanen dan menentukan kriteria koleksi yang akan disiangkan, khususnya terhadap tumpukan-tumpukan buku yang membuat kapasitas ruang terbatas. Pada perpustakaan umum biasanya menyiangi secara rutin dengan dasar sirkulasi, sedangkan perpustakaan akademik weeding jarang dilakukan. Terkadang hanya dilakukan pada rak-rak buku yang berantakan dan bila ada terjadi perubahan kurikulum.

Alasan dilakukan Kegiatan (Weeding) Penyiangan

Slote (1997) dalam Weeding Library Collection: Library Weeding Methods mengemukakan tentang alasan perlunya dilakukan penyiangan yaitu untuk menghemat, meningkatnya kebutuhan pemakai, meningkatkan kepuasan pembaca, menghemat waktu bagi staf perpustakaan dan membuat ruangan baru bagi teknologi. Maka dengan adanya penyiangan (Weeding) diharapkan dapat menyeleksi koleksi-koleksi yang sudah tidak digunakan lagi, dengan tujuan penyegaran terhadap koleksi perpustakaan agar koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, manarik serta dapat memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakan koleksi (Qalyubi, 2003).

Darwanto (2012) berpendapat bahwa ada beberapa faktor pendorong diadakan kegiatan weeding di perpustakaan.

  1. Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin diperbaiki lagi, atau karena ada sebagian halaman/isi yang tidak lengkap, lepas atau hilang.
  2. Informasi yang dikandungnya dianggap sudah usang karena adanya kemajuan ilmu pengetahuan teknologi dan informasi.
  3. pengguna sudah tidak membutuhkan subjek yang bersangkutan.
  4. telah ada edisi terbaru yang isinya lebih lengkap dan sesuai zaman (up to date) untuk judul buku yang sama. Namun bila ada teori penting dalam edisi lama yang masih sahih dan tidak dicakup lagi pada edisi yang baru, maka koleksi tersebut tidak perlu disiangi.
  5. Diperlukan oleh perpustakaan lain karena subjek isinya sangat cocok.
  6. Perubahan kebijakan mengenai program, subjek, kelompok/tingkat, pengguna yang dilayani, atau terorganisasi instansi induk.
  7. Secara politis dan religis bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan citra adat serta agama yang dianut rakyat, dalam hal ini biasanya hasil penyiangan tidak dibuang, namun disimpan di tempat terpisah dan hanya untuk kegiatan penelitian.
  8. Jumlah eksemplarnya lebih dari yang ditetapkan/disepakati.

Allen (dalam Sugana, 2011) memberikan alasan kenapa diperlukan weeding secara berlanjut.

  1. kebanyakan perpustakaan menghadapi kekurangan ruangan, jadi penting sekali menyimpan sumber daya yang terbaik di perpustakaan. Bahan perpustakaan yang tidak diperlukan atau kadaluwarsa melemahkan koleksi.
  2. sebuah perpustakaan haruslah tertata dengan rapi agar pemustaka dengan mudah mendapatkan yang mereka cari. Rak-rak yang penuh secara keseluruhan memberi kesan berantakan dan membuat pemustaka lebih sulit mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan.
  3. pemustaka menginginkan buku-buku yang atraktif, bersih, dan dalam keadaan baik. Rak-rak yang dijejali dengan buku-buku yang kotor, usang, rusak, berbau tak sedap, atau tidak atraktif akan membuat pemustaka lari dari perpustakaan.
  4. koleksi yang tidak disiangi seringkali berisi materi klise dan informasi yang kadaluwarsa yang tidak dapat diterima, bukan materi yang dapat dipercaya, akurat, tidak bias, mutakhir yang dibutuhkan pemustaka.

Kriteria dalam (Weeding) Penyiangan

Menurut Winoto (2004) ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan penyiangan bahan pustaka berupa buku atau monograf yakni sebagai berikut: bidang kajian, usia atau umur, cakupan duplikasi, sumber alternatif, kondisi fisik, tingkat perlakuan, dan kepentingan pengarang. Untuk melaksanakan penyiangan, Carter (1974) menyarankan kategori buku yang dianggap bisa disiangi :

  1. Duplikasi judul, buku ini terbeli karena banyaknya permintaan, dan sekarang tidak dimanfaatkan lagi
  2. Edisi lama, di mana edisi yang baru telah ada dan perpustakaan tidak menginginkan nilai historisnya
  3. Buku-buku yang telah rusak dan tidak mungkin untuk bisa dimanfaatkannya lagi
  4. Buku-buku yang telah ketinggalan baik mengenai isi, bentuk maupun temanya

Setiap jenis perpustakaan yang perlu dilakukan penyiangan, kriteria (pedoman)nya sama misalnya menurut Sumantri (2002), ada 9 pedoman penyiangan koleksi perpustakaan sekolah yaitu:

  1. Buku yang isinya (subyeknya) kurang bermanfaat bagi murid atau guru.
  2. Buku yang sudah demikian rusak, tidak dapat diperbaiki lagi.
  3. Buku yang sudah ketinggalan zaman.
  4. Buku yang isinya kurang lengkap.
  5. Buku yang jumlahnya terlalu banyak sehingga bisa dikurangi lagi.
  6. Buku yang frekuensi pemakainya rendah.
  7. Buku yang sudah ada cetakan baru atau edisi revisinya.
  8. Buku yang sudah usang, fisik maupun materinya.
  9. Buku yang terlarang.

Menurut Yulia (2009) berikut kriteria penyingan bahan pustaka:

  1. Sebaiknya perpustakaan memiliki peraturan tertulis tentang penyiangan. Dengan demikian ada pegangan dalam melaksanakan penyingan dari waktu ke waktu.
  2. Hendaknya pustakawan meminta bantuan kepada spesialis subyek dari bahan pustaka yang akan disiangi, untuk bersama-sama menentukan apa yang perlu dikeluarkan dari koleksi perpustakaan serta apa yang harus dilakukan terhadap hasil penyiangan itu. Sebagai contoh, pada perpustakaan perguruan tinggi bisa meminta bantuan kepada dosen, ketua jurusan, Pembantu Dekan I, bahkan Dekan. Pada perpustakaan sekolah bisa meminta bantuan guru, kepala sekolah/ wakil kepala sekolah.
  3. Kriteria umum penyiangan koleksi adalah sebagai berikut:
    • Subyek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
    • Bahan pustaka yang sudah usang isinya.
    • Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.
    • Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.
    • Bahan pustaka yang isnya sudah tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.
    • Bahan pustaka yang jumlah duplikatnya banyak, tetapi frekuensi pemakaian rendah.
    • Bahan pustaka terlarang.
    • Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan memang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
    • Bahan pustaka yang sudah tidak digunakan lagi, dan tidak dibutuhkan.

Yulia (2002) juga menjelaskan bahwa setelah mengetahui kriteria penyiangan koleksi lalu koleksi tersebut jika ada yang ingin diletakkan dalam gudang maka kriterianya sebagai berikut:

  1. Kajian terhadap keadaan buku di rak.
  2. Nilai sebuah judul buku dalam subyek yang dibahas buku itu.
  3. Nilai historis yang dikandung oleh isi buku itu untuk bidang ilmu yang dibahasnya.
  4. Keberadaan edisi lain dari buku itu.
  5. Keberadaan buku lain dari subyek yang sama.
  6. Kondisi fisik buku tersebut.
  7. Banyaknya buku yang digudangkan maksimal berimbang dengan pertambahan buku, sebaiknya lebih kecil dari pertambahan buku setiap tahunnya.

Prosedur (Weeding) Penyiangan

Menurut Darwanto (2012) idealnya melaksanakan kegiatan weeding ini dimulai dengan menentukan persyaratan koleksi pustaka yang akan disiangi, seperti

  1. usia terbit, subjek, cakupan, dan kandungan informasi.
  2. Menentukan jenis koleksi yang akan disiangi, misalnya buku majalah, brosur, leaflet, kaset rekaman, laporan tahunan/bulanan dan sebagainya.
  3. Pemilihan/seleksi koleksi pustaka yang perlu dikeluarkan/disiangi. Pada tahap ini perlu dipertimbangkan koleksi pustaka yang dianggap sudah tidak bermanfaat bagi pemakai perpustakaan, terutama dalam hal edisi terbitan, volume, nomor dan subjek.
  4. Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, menghapus data dari pangkalan data/katalog elektronik.
  5. Koleksi pustaka yang akan disiangi diberi cap yang berbunyi: “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.
  6. Membuat ”Berita Acara” tentang hasil peyiangan/penghapusan untuk keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.
  7. Menyimpan di gudang atau menawarkan ke perpustakaan lain yang diperkirakan lebih membutuhkan.

Menurut Yulia (2009) Prosedur penyiangan yaitu:

  1. Pustakawan (bersama dengan dosen atau guru atau peneliti yang berwenang, tergantung dari jenis perpustakaannya) mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman
  2. Pustakawan perlu mendata calon buku-buku yang akan disiangi, dalam tiga tahun terakhir buku-buku itu dipinjam oleh pengguna.
  3. Apabila memungkinkan, sertakan juga data pemanfaatan buku itu di ruang baca. Data itu semua akan membuat keputusan penyiangan menjadi lebih akurat.
  4. Untuk mempercepat proses penyiangan bisa saja pustakawan membuat daftar dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi, tapi harus juga melihat langsung bahan pustaka tersebut sebelum dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
  5. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan. Begitu pula kartu katalognya, baik untuk katalog pengarang, judul, subyek, dan sebagainya dicabut dari jajaran katalog.
  6. Buku-buku tersebut dicap “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”  sebagai bukti bahwa bahan pustaka itu sudah bukan milik perpustakaan lagi.
  7. Apabilah bahan pustaka tersebut masih dapat dipakai orang lain (terutama yang kopiannya masih banyak dan belum out of date isinya) maka dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau dihadiahkan.
  8. Apabilah pustakawan merasa ragu bahwa buku yang dikeluarkan dari koleksi itu mungkin masih dicari pengguna sekali-kali maka buku-buku seperti itu bisa disusun digudang dahulu. Agar masih bisa dicari kembali dengan mudah, susun pula kartu-kartu katalognya dan tempatkan di dekat susunan buku-buku itu.
  9. Apabila dalam beberapa tahun buku itu tidak ada yang membutuhkan lagi maka buku itu dapat dikeluarkan dari gedung perpustakaan.
  10. Bahan pustaka yang dikeluarkan dari gedung perpustakaan harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah badan pemerintah.

 

Referensi:

Carter, Mary Duncan, Wallace John Bonk and Rose Mary Magrill. Building library collections. 4th ed. Metuchen N.J.: Scarecrow Press, 1974.

Darwanto. 2012. “Pentingnya Weeding (Penyiangan) Dalam Koleksi Perpustakaan” .http//darwantoamwanto.blogspot.com/2012/11/pe nyianganperpustakaan.html. Diunduh 1 Maret 2013.

Lasa H S. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media.

Sugana, Janti G. 2011. “Weeding: Membuat Akses Koleksi Lebih Baik”. Jurnal Pustakawan Indonesia. 11 (1). Hlm: 15-19.

Sumantri. 2002. Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Winoto, Yunus. 2004. Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka : Sebuah Tinjauan Teoritis. Dalam Info Persada : Media Informasi Perpustakaan Sanata Darma, Vol.2 / No.2 / Agustus 2004.

Yulia Yuyu dkk. 2009. Pengembangan Koleksi. Jakarta: Unipersitas Terbuka.

 

2 thoughts on “WEEDING (PENYIANGAN) BAHAN PUSTAKA

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s